Gestión del tiempo: “He probado la técnica Pomodoro”

¿Es la técnica Pomodoro, un método de gestión del tiempo ideado por Francesco Cirillo, el ingrediente perfecto para organizar tu agenda? Lo hemos probado y esto es lo que nos ha parecido.

Aunque no seas un experto en habilidades organizativas, probablemente hayas oído hablar de la técnica Pomodoro. Yo me topé por primera vez con ella, y con otras herramientas de gestión del tiempo con nombres extraños, cuando monté mi empresa en 2017. Para aquellos que tengan un poco de italiano, el nombre “Pomodoro” puede hacerles sonreír: “pomodoro” significa literalmente “tomate”. Pero aquí no hay recetas de MasterChef: estamos hablando de una técnica seria de gestión del tiempo desarrollada por el consultor Francesco Cirillo a finales de los años 80.

¿Cómo funciona? Se utiliza un temporizador -con forma de tomate para los puristas- para programar periodos de trabajo de 25 minutos, cada uno dedicado a su propia tarea, seguidos de un breve descanso. La idea es que tomarse un pequeño descanso repetidamente se supone que aumenta la concentración, la agilidad intelectual y la memoria. Digo “supuestamente” porque a estas alturas todavía soy un poco escéptico. Este tipo de solución, ofrecida como un remedio milagroso por enésima vez por algún coach influencer, siempre me hace gracia. O me asusta. Pero si hay que creer a Cirillo, la técnica Pomodoro ha cambiado ya dos millones de vidas. Decidí dejar de lado mis ideas preconcebidas y sacar mi temporizador.

Pomodoro: el arte de cortar el trabajo en rodajas

“¿Por qué quiero gestionar mejor mi tiempo?” Esa es la pregunta que debes hacerte antes de empezar. Eso te ayudará a determinar tus objetivos con la técnica Pomodoro, como se explica en la web de Cirillo. En mi caso, más allá de escribir este artículo, me gustaría diseccionar mis reflejos organizativos. ¿Son buenos? ¿Me canso innecesariamente? ¿Cómo puedo desconectar cuando todo lo demás me insta a mantener los ojos fijos en la pantalla mientras trabajo a distancia? Y luego, ¿puedo optimizar mi horario sin dejar de ser creativo?

Una vez superada esta fase de introspección, cojo el material necesario, que todo el mundo tiene en casa: un papel, un lápiz y un cronómetro. Para este último, puedes utilizar el de tu cocina, descargarte una aplicación o utilizar tu smartphone. A continuación, hay que seguir seis pasos

1. Ya sea trivial o urgente, elige una tarea que te gustaría realizar.
2. Pon el temporizador y haz un trato contigo mismo: “Voy a dedicar 25 minutos a esta tarea y no me van a interrumpir”.
3. Trabaja en la tarea hasta que suene el temporizador. Si de repente se te ocurre otra tarea en la que trabajar, anótala en tu hoja de papel como recordatorio. Tomar notas es una buena forma de aligerar la carga de tu mente y aliviar el estrés.
4. Cuando oigas ese rrrring, detente. ¿Has terminado la tarea? Bravo, puedes tacharla de la lista. Si no la has terminado, puedes hacerla en tu siguiente tanda de Pomodoro.
5. Ahora es cuando te tomas un descanso de cinco a diez minutos. Intenta meditar o estirar. Tómate un café. Tómate un descanso de verdad, algo alejado de tus preocupaciones profesionales.
6. Después de cada cuatro Pomodoros, haz una pausa más larga de 20 o 30 minutos. Esto es ideal para que tu cerebro tenga tiempo de asimilar la nueva información y descansar antes de la siguiente serie.

La prueba: Cinco días de la técnica Pomodoro, mañana, tarde y noche 

Empiezo la prueba un lunes por la mañana trabajando desde casa en mi pequeño apartamento. El aire de calma se presta a ello. Cojo una hoja de papel y un lápiz, y escribo las tareas del día por orden de prioridad.

Pomodoro nº 1. Enciendo el ventilador y programo el temporizador de mi smartphone para 25 minutos. En sus marcas, listos, ya. Mi tarea: finalizar la maquetación de un artículo antes de su publicación. Parece factible en el tiempo asignado. Lo termino. Sin embargo, durante todo el tiempo, mi atención vacila, atraída por mis notificaciones de Slack y las más de 20 pestañas abiertas en mi navegador web. Peor aún, soy plenamente consciente de mi tendencia a la multitarea. No es que no fuera consciente de ello, sino que lo negaba. Poner un temporizador me ha hecho consciente de mis hábitos y de mi entorno digital: disruptivo. Comprendo el cansancio visual y mental, la ansiedad, la sensación de no poder desprenderse de mis preocupaciones por el trabajo, que luego se trasladan a mi vida personal, a menudo cuando estoy muy ocupada. Demasiado a menudo.

Suena el temporizador. Tacho la primera tarea de la lista y me tomo un pequeño descanso. Pongo a hervir la tetera y preparo un té de jazmín, con una lista de música disco de fondo. Y vuelvo a ponerme en marcha. Siento que he aumentado mi motivación.

Pomodoro #2. Empiezo a corregir el artículo de un autónomo. El trabajo es corto, fácil y está bien escrito. Esta vez, soy capaz de concentrarme bien. Sin embargo, la lectura del texto y la realización de las primeras correcciones me hacen sobrepasar en cinco minutos el límite de tiempo. ¿Cómo habría sido con un artículo más complejo, plagado de errores y con el doble de palabras? Voy a ser suave conmigo mismo. Al fin y al cabo, sólo me faltan unos minutos. Puedo mostrar un poco de flexibilidad mientras mi concentración siga siendo buena.

En mi siguiente pausa, me estiro, voy al baño y bebo un gran vaso de agua. Y así sucesivamente. Llego al final de los cuatro Pomodoros, tras lo cual aprovecho mi descanso de 30 minutos para ir al supermercado local. Luego lo vuelvo a hacer. Sigo la técnica todos los días mientras trabajo a distancia y en persona hasta que lo hago durante una semana. Aplico la técnica lo mejor que puedo, aunque hay bastantes contratiempos. Contra todo pronóstico, mi “disciplina” ha vuelto con bastante rapidez. Tras sólo 48 horas, mi ritmo parece diferente, más controlado. ¿Después de cinco días? Bueno, no me atrevería a decir que se trata de un cambio radical -dejaré las observaciones científicas a los investigadores-, pero sí que he sacado algunas conclusiones interesantes de la experiencia.

‘No es fácil conciliar el Pomodoro con las interminables videollamadas’

Antes de hacer este pequeño experimento, organizaba mi día de forma instintiva. Tengo la suerte de poder visualizar bien mi tiempo: Soy capaz de tener en mente todos mis plazos (es una de las pocas veces en las que mi memoria es realmente buena). También estoy obsesionada con Google Calendar, que uso por sus funciones de programación, pero también por sus recordatorios y listas de tareas. Me adapto a mi entorno y a mi nivel de energía. Prefiero emprender tareas que requieren mucha concentración -como escribir un artículo- en la tranquilidad de mi casa después de una buena noche de sueño, que en una oficina abierta después de la pausa para comer.

Ese es uno de los límites de la técnica Pomodoro: su falta de flexibilidad. En mi opinión, este método no es adecuado para todas las funciones y contextos. Por ejemplo, cuando he conseguido crear mi burbuja y encontrar la inspiración para escribir un artículo, no quiero romper ese impulso. Requeriría demasiada energía intentar recrear esas condiciones muchas veces al día. Además, hay tareas que son difíciles de dividir en franjas de 25 minutos. Me pregunto cómo podría utilizar un directivo esta forma de trabajar. Para algunas personas, como las que tuvieron problemas con los exámenes en la escuela, establecer un límite de tiempo podría obstaculizar su productividad. Tampoco es fácil conciliar la técnica Pomodoro con las interminables videollamadas. Aunque las reuniones podrían mejorar si las empresas adoptaran este formato breve y eficaz: una reunión = un proyecto = 25 minutos.

Encontré otros aspectos positivos de la técnica. En primer lugar, di un paso atrás para analizar mi gestión del tiempo y todos sus defectos. Este es uno de los objetivos de la técnica Pomodoro: que los usuarios echen un vistazo a sus propios patrones de trabajo y los mejoren. Los días también parecen pasar más rápido. Tomar descansos regulares me permitió liberar espacio, tanto para sentirme satisfecho por la tarea realizada como para disfrutar de un preciado descanso, que la sociedad moderna tiende a infravalorar. También significó que me moviera más -todos conocemos los riesgos de un estilo de vida sedentario para nuestra salud- y reintrodujo en mi vocabulario la noción de desconectar del trabajo. El resultado es una mayor productividad. Hacer una pausa para respirar no es una pérdida de tiempo. Es todo lo contrario: una forma de mejorar la calidad de tu trabajo sin agotarte. Por último, la técnica Pomodoro es una buena forma de cuantificar las tareas. Esto puede ayudarte a anticipar tu flujo de trabajo y a trabajar mejor con tus compañeros: puedes establecer plazos realistas y compartirlos con confianza. Eso sí que es un círculo virtuoso para los proyectos en equipo. Al final, como con cualquier método de coaching profesional, no se trata de seguirlo al pie de la letra, sino de aprender sobre uno mismo, escoger los consejos que te funcionan y elaborar tu propia receta… con o sin tomates.

Fuente: Welcome to the Jungle